Kegunaan Dan Peralatan Kantor

1. Meja

Meja adalah salah satu furnitur berupa permukaan datar yang disokong oleh beberapa kaki. Meja umumnya dipasangkan dengan kursi. Meja yang umum tidak memiliki laci, tapi jika berlaci dia bisa berbentuk meja rias, lemari meja dengan banyak laci, dan lain sebagainya. Meja yang khusus dipakai untuk bekerja disebut meja tulis atau bangku.

Yang dimaksud meja disini adalah meja yang digunakan oleh pemimpin dan para karyawan untuk melakukan operasional perkantoran. Meja sangat diperlukan oleh para karyawan yang secara umum beraktivitas di dalam ruangan, seperti sekretaris, bendahara, bagian personalia, dan pemimpin perusahaan.

Kantor yang baik, selain mempunyai meja untuk kegiatan operasional alangkah baiknya jika menyediakan meja untuk tamu. Meja dan kursi tamu akan memberikan kenyamanan kepada para tamu yang datang ke kantor dan memberikan kesan yang baik kepada mereka.

 2.Kursi

Kursi adalah sebuah perabotan rumah yang biasa digunakan sebagai tempat duduk. Pada umumnya, kursi memiliki 4 kaki yang digunakan untuk menopang berat tubuh di atasnya. Beberapa jenis kursi, seperti barstool, hanya memiliki 1 kaki yang terletak di bagian tengah. Kadang-kadang kursi juga dilengkapi dengan sandaran kaki.

Kursi lipat merupakan salah satu contoh jenis kursi yang sudah cukup terkenal. Dinamakan kursi lipat karena kursi ini bisa dilipat saat tidak digunakan sehingga lebih praktis ketika disimpan. Berdasarkan strukturnya, kursi lipat bisa dibedakan menjadi 2 macam yakni kursi lipat meja dan kursi lipat tanpa meja. Masing-masing jenis kursi lipat ini mempunyai manfaat dan penggunaan yang berbeda-beda.

3. Lemari arsip

Setiap perkantoran tentunya mempunyai arsip walaupun dalam kapasitas yang tidak terlalu banyak. Setidaknya surat-surat masuk dan keluar. Tentunya kita tidak dapat membayangkan apabila surat-surat tersebut hanya disimpan di dalam map di atas meja atau di dalam laci. Kertas merupakan benda yang tidak tahan lama mudah rusak dan lapuk. Jadi alangkah sangat baik jika setiap perkantoran mempunyai lemari arsip untuk menyimpan arsip-arsip penting yang sangat berharga bagi suatu perusahaan.

Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

3. Komputer

Seiring dengan kemajuan zaman, di mana berbagai peralatan teknologi canggih ditemukan. Sesuai dengan tujuannya, berbagai peralatan canggih diciptakan dengan tujuan untuk memudahkan pekerjaan manusia. Salah satu peralatan canggih tersebut adalah komputer.

Komputer merupakan peralatan elektronik yang tidak hanya mempunyai kemampuan untuk mengolah kata seperti pengetikan, mengolah data seperti perhitungan, membuat tabel dan grafik, membuat gambar, design, dan lain-lain. Komputer juga mempunyai fungsi pengarsipan untuk mengamankan berbagai dokumen-dokumen penting. Sehingga dengan adanya komputer, dapat dilakukan penghematan dan pengefisienan berbagai aktivitas perkantoran.

4. Printer

Bagi sebuah perkantoran, mempunyai komputer saja tidaklah cukup apabila tidak disertai dengan printer. Printer merupakan alat yang diperlukan untuk mencetak berbagai dokumen atau beberapa hasil pekerjaan kita yang dibuat dengan menggunakan komputer. Sebuah perkantoran yang hanya tidak mempunyai printer akan mendapat kesulitan ketika harus mencetak beberapa dokumen penting dengan cepat dan mendesak. Oleh karena itu kebutuhan terhadap printer merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk dimiliki.

5. Mesin tik

Keperluan terhadap mesin tik berhubungan erat dengan kegiatan administrasi atau surat-menyurat. Kantor-kantor yang sudah modern umumnya sudah tidak lagi menggunakan mesin tik karena fungsinya sudah digantikan oleh komputer. Meskipun demikian, bagi kantor-kantor yang ruang lingkup kerjanya belum begitu besar serta terdapat di daerah umumnya kebutuhan terhadap mesin tik masih sangat diperlukan.

6. Scanner

Scanner ini merupakan sebuah perangkat masukkan (input device) komputer yang berguna untuk memindai (men-scan) gambar atau dokumen dalam bentuk teks di atas kertas kedalam dokumen digital komputer atau file komputer. Manfaat umum dari scanner ini adalah untuk membuat arsip dari sebuah dokumen surat dan photo.

7. Fotocopy

Mesin fotokopi adalah sebuah mesin digital yang berfungsi untuk menduplikasikan sebuah dokumen dan gambar visual dengan sangat cepat, mudah, dan juga murah. Mesin fotokopi merupakan mesin yang sangat populer di kalangan para pelajar, guru, pegawai, dan masyarakat pada umumnya. Biasanya, mesin ini di manfaatkan untuk menduplikat sebuah dokumen. 

8. Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip

9.  Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja

10. Pelubang Kertas
Fungsinya adalah untuk membolongi kertas, dan juga membuat lubang untuk disimpan di sebuah map.

 

WISATA KEBUMEN

OBYEK WISATA PEMANDIAN AIR PANAS KRAKAL

GOA JATIJAJAR

KARANGSAMBUNG

PANTAI KARANG BOLONG

PANTAI MENGANTI

BENTENG VAN DER WIJCK GOMBONG

PINTU MASUK PANTAI SUWUK

TUGU LAWET KEBUMEN

WADUK SEMPR

FOTO SMK YAPEK SAAT PRAKTIK

KEGIATAN DI LAB. ADM

PRAKTIK TELEFON DI LAB. ADM PERKANTORAN

TATA KECANTIKAN KULIT

GERBANG PINTU MASUK SMK YAPEK GOMBONG

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian Manajemen administrasi perkantoran menurut para ahli :

Edwin Robinson dan William Leffingwell
"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry 
"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.".

Millis Geoffrey
"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans
"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

1. Mengetik (typing)
2. Menghitung (calculating)
3. Memeriksa (checking)
4. Menyimpan warkat/arsip (filing)
5. Menelepon (telephoning)
6. Menggandakan (duplicating)
7. Mengirim surat (mailing)
8. Mengadakan
9. Mencatat
10. Menyortir

Tujuan Seputar Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu

1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
5. Membuat catatan dengan biaya minimal

Fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode,dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.
Proses Penerapan Menejemen administrasi Perkantoran :

1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan.Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya,agar tercipta tata hubungan yang efisien.

2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran .

3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakkan. Dalam rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:

1. Mendorong atau memberi semangat kerja
2. Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai.
3. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor
3. Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
4. Biaya perkantoran
5. Alat peralatan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Dokumentasi.